Umowa NDA – co powinna zawierać?

Zanim podmioty zdecydują się na współpracę, często muszą wymienić się informacjami, których woleliby szerzej nie ujawniać – danymi finansowymi, know-how czy planami biznesowymi. Do ochrony takich informacji służy umowa NDA. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest NDA, co powinna zawierać i na co zwrócić uwagę, żeby rzeczywiście chroniła Twoje informacje.

NDA – co to jest?

Umowa NDA (ang. Non-Disclosure Agreement, czasami również Confidential Disclosure Agreement) to umowa o zachowaniu poufności. Najczęściej podpisują ją strony, które rozważają rozpoczęcie współpracy, ale jeszcze nie zdecydowały ostatecznie o jej warunkach i szczegółach. Umowa ma na celu zabezpieczenie informacji, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, które są przekazywane przez jedną lub obie strony w ramach negocjacji.

Charakter umowy NDA

Umowa o zachowaniu poufności to umowa nienazwana, co znaczy, że w żadnym akcie prawnym nie znajdziemy przepisów, które wskazują, co powinno się znaleźć w takiej umowie, ani jakie specyficzne cechy prezentuje ta umowa. Tym samym to do decyzji stron należy, co i w jaki sposób zawrą w tej umowie.

Umowa może być zawarta w każdej formie. Ze względów dowodowych warto rozważyć formę pisemną lub elektroniczną. Uwaga! Skan podpisanej umowy nie stanowi ani formy pisemnej, ani elektronicznej, a formę dokumentową, z którą wiążą się słabsze skutki pod kątem dowodowym w przypadku sporu.

W praktyce najczęściej spotyka się umowy NDA jednostronnie lub dwustronnie zobowiązujące – w zależności od tego, na czym ma polegać planowana współpraca i czy tylko jedna, czy obie strony umowy zamierzają ujawniać informacje.

Co powinna zawierać umowa NDA?

Umowa NDA powinna określać:

• strony umowy,
• cel umowy,
• co strony rozumieją przez informacje poufne,
• zobowiązanie do nieujawniania przekazanych informacji oraz dodatkowe zobowiązania,
• czas trwania umowy,
• skutki naruszenia zobowiązań – karę umowną,
• właściwość umowną sądu.

Cel umowy

Warto zaznaczyć w umowie, w jakim celu umowa jest zawarta, a tym samym w jakim celu odbiorca informacji poufnych może wykorzystać przekazane informacje. Wskazanie celu ogranicza zatem zakres możliwego działania odbiorcy co do wykorzystania informacji, np. informacje mogą służyć ocenie możliwości współpracy, a nie dowolnemu wykorzystaniu przez stronę otrzymującą.

Definicja informacji poufnych

Najważniejszym elementem umowy jest określenie, czym są informacje poufne. Ważne, aby dokładnie wskazać, co strony zamierzają chronić. Mogą to być dane, know-how, algorytmy, kody, specyfikacje, dane finansowe, wyniki sprzedażowe, raporty, strategie, również dane osobowe, a także sam fakt, że strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia docelowej współpracy.

Warto również zastanowić się nad określeniem, w jaki sposób informacje poufne będą przekazywane drugiej stronie – czy wymagane jest oznaczenie, że dana informacja stanowi informację poufną, czy będzie przekazywana tylko wskazanym osobom, a może będzie przekazywana bez żadnych dodatkowych uwarunkowań (ang. as is basis).

Zobowiązania stron

Pierwszym, głównym zobowiązaniem strony jest zobowiązanie do zachowania w poufności przekazanych informacji i wykorzystania ich wyłącznie do celu, który został wskazany w umowie.

Umowa może przewidywać również obowiązek zniszczenia utworzonych kopii lub zwrotu dokumentów lub nośników informacji w określonym przez strony terminie po zakończeniu współpracy. Często w umowach zastrzega się, że strona ma prawo do zachowania jednej kopii dokumentów dla celów podatkowych lub dowodowych.

Czas trwania umowy NDA – czy może być bezterminowa?

W umowach NDA warto wyróżnić dwa okresy.

Pierwszy będzie zasadniczo dotyczyć okresu ujawniania informacji. Strony np. przewidują, że wstępne rozmowy przed rozpoczęciem projektu będą trwały 3 miesiące – w tym okresie strony ujawniają informacje poufne i przez ten czas trwa zobowiązanie do zachowania ich w poufności.

Drugi okres będzie dotyczyć czasu po zakończeniu ujawniania informacji. Takie zobowiązanie będzie najczęściej trwało kilka lat. Nie warto jednak ulegać pokusie wskazania, że strona zobowiązuje się do zachowania poufności informacji bezterminowo (na czas nieoznaczony). Zgodnie z Kodeksem cywilnym zobowiązanie bezterminowe może zostać wypowiedziane. Tym samym ochrona informacji w razie wypowiedzenia umowy NDA będzie iluzoryczna.

Skutki naruszenia umowy – kara umowna

Kara umowna to najskuteczniejsze narzędzie egzekwowania NDA w polskiej praktyce: pozwala dochodzić ustalonej z góry kwoty bez konieczności wykazywania wysokości szkody. Wykazanie szkody w przypadku naruszenia poufności informacji może być bardzo trudne. Dobrze skonstruowana klauzula kary umownej określa jej wysokość (albo sposób wyliczenia, np. za każde naruszenie lub za każdy dzień naruszenia), a także wprost zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania przekraczającego karę umowną, jeśli rzeczywista szkoda okaże się wyższa.

Właściwość umowna sądu

W NDA warto określić właściwość umowną sądu w razie dochodzenia roszczeń wynikających z wykonywania umowy – np. wskazać, że ewentualne spory dotyczące umowy będą rozpatrywane przed sądem właściwym dla siedziby jednej ze stron. Brak takiego postanowienia spowoduje, że w sprawie znajdą zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Właściwym sądem w sporach wynikających z umowy NDA będzie wtedy bądź sąd właściwy dla strony pozwanej (zasada ogólna), bądź sąd miejsca wykonania umowy (właściwość przemienna). Aby uniknąć niepewności w tym zakresie, zdecydowanie warto wskazać sąd właściwy w treści umowy.

NDA a klauzula poufności w umowie

NDA jest odrębną umową regulującą szczegółowo kwestie związane z przekazaniem informacji, zobowiązaniem do ich nieujawniania oraz wskazaniem konsekwencji wynikających z nienależytego wykonania umowy.

Klauzula poufności jest natomiast postanowieniem umownym w innej umowie (np. regulującej główną współpracę między stronami). Klauzula ogranicza się najczęściej do zobowiązania do nieujawniania informacji poufnych, określenia, jak długo ma trwać to zobowiązanie, wskazania kary umownej oraz określenia, co strony rozumieją przez informacje poufne.

Podsumowanie

Umowa NDA chroni tylko tak dobrze, jak precyzyjnie zostanie napisana. Ponieważ przepisy nie narzucają jej treści, to strony muszą przewidzieć, co chcą chronić, jak długo i co stanie się w razie naruszenia. Najwięcej problemów zwykle sprawiają ogólnikowa definicja informacji poufnych, poufność ustalona „na zawsze” i brak kary umownej. Jeśli te elementy zostaną dobrze przemyślane, NDA daje realną ochronę, a nie tylko formalność podpisaną przed rozmowami.